Biết mình đang ở đâu trong từng bước
Từ tiếp nhận hồ sơ đến phát hành văn bản, NotaX tổ chức phiên công chứng thành các bước rõ ràng để công chứng viên và đương sự cùng theo dõi.
Một quy trình, nhiều vai trò được kết nối
Mỗi bước có người thực hiện, trạng thái và kết quả tiếp theo. Chi tiết có thể thay đổi theo loại hồ sơ và quy trình của tổ chức hành nghề công chứng.
Chuẩn bị hồ sơ & Gắn Dấu thời gian TSA
Công chứng viên tiếp nhận và chuẩn bị hồ sơ công chứng, có thể sử dụng Trợ lý AI để rà soát văn bản nhanh chóng. Sau đó, hệ thống gắn Dấu thời gian TSA để ghi nhận thời điểm và hỗ trợ kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu trước khi công chứng.
Tạo lịch công chứng & Gửi link tham gia
Công chứng viên tạo lịch hẹn phiên công chứng. Hệ thống sẽ gửi Link tham gia qua Zalo/Email cho các bên đương sự (nếu có số điện thoại) hoặc CCV sẽ chủ động tự gửi link trực tiếp.
Tham gia phiên công chứng trực tuyến
Công chứng viên và các bên đương sự cùng tham gia phiên công chứng trực tuyến thông qua đường dẫn liên kết một cách dễ dàng, kết nối hình ảnh và âm thanh trực tiếp trên trình duyệt.
Định danh điện tử — NFC, sinh trắc học & RAR/C06
Đương sự sử dụng ứng dụng di động NotaX eKYC để thực hiện định danh điện tử: quét chip thẻ CCCD qua NFC, đối chiếu dữ liệu chip, xác thực khuôn mặt (Liveness + Face Match). Toàn bộ thông tin định danh sau đó được đối soát với cơ sở dữ liệu dân cư qua RAR/C06 trước khi xác nhận danh tính hoàn tất. Mở link từ Zalo/Email hoặc quét mã QR từ màn hình máy tính để kết nối trực tiếp vào phiên xác thực trên điện thoại.
Tiến hành công chứng & Giải thích pháp lý
Công chứng viên tiến hành công chứng: kiểm tra tình trạng chủ thể, tài sản giao dịch, đọc và giải thích đầy đủ pháp lý cho các bên. Các bên đương sự lắng nghe và xác nhận ý chí tự nguyện trước khi ký.
Ký số từ xa trên tài liệu điện tử
Đương sự thực hiện ký số từ xa trước trên tài liệu điện tử. Sau đó, Công chứng viên ký 2 chữ ký sau cùng (chữ ký cá nhân CCV & chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng) để hoàn tất chứng nhận văn bản.
Thanh toán & Phát hành văn bản công chứng
Hai bên tiến hành thỏa thuận thanh toán phí theo quy định và phát hành Văn bản công chứng điện tử chính thức. Hồ sơ được niêm phong số, lưu trữ chứng cứ an toàn và sẵn sàng tra cứu mọi lúc.
Công nghệ hỗ trợ, con người quyết định
Công chứng viên
Tiếp nhận, xem xét hồ sơ, giải thích pháp lý và thực hiện chứng nhận theo thẩm quyền.
Đương sự
Tham gia phiên, xác minh danh tính, đọc hiểu và ký khi đã thống nhất nội dung.
NotaX
Điều phối phiên, tài liệu, xác minh, ký số và lưu vết theo cấu hình hệ thống.